Trabalhando mais, e melhor?

No final de 2018 eu dei um pulinho na Dinamarca, para conhecer os  laboratórios da Jabra, um dos fabricantes mais importantes do mundo no segmento de comunicações (o que eu demorei mesmo foi pra escrever este artigo). Eu trabalho com a linha há mais de oito anos, e então era realmente uma grande oportunidade. Além de conhecer a empresa, eu estava bastante curioso em conhecer aquele país que é conhecido por ter as pessoas mais felizes do mundo.

Quando a gente estava lá visitando a gente olhava para cara das pessoas lá e ficava se perguntando por que elas são mais felizes do que a gente. Mesmo comendo arenque. E tem várias respostas classificadas pelos especialistas, que ajudam a entender melhor:

  • Bom, eles lá confiam nos políticos – parece difícil de acreditar nisso né? Um sistema de justiça muito rigoroso com a corrupção estabeleceu este tipo de cultura. Quem está envolvido em corrupção pega prisão perpétua. Pode parecer besteira, mas isso da certa estabilidade nas decisões do país, pensadas teoricamente em prol do país e não de interesses partidários;
  • Essa confiança vem de um fundamento: Existe um grau de confiança muito grande no próximo – ou seja, as relações sociais começam com base na confiança e não na desconfiança. Ou seja, quando você conhece uma pessoa, sua primeira intenção interior é a de confiar. Isso muda tudo;
  • Outra grande diferença é refletida no IDH, índice de desenvolvimento humano. Lá eles têm um índice de 0,901, sendo que o mais perto de 1, melhor. Esse índice avalia educação saúde e economia. Mas outros países podem ter esse um IDH similar… Estava curioso em saber o que faz a Dinamarca ser diferente?
  • A Dinamarca tem uma cultura de estilo de vida própria chamado Hygge (HOOGA) que é difícil de ser traduzido, mas que estabelece uma maneira de viver com simplicidade e se relacionando com os demais. Esse conceito se reflete na forma que as casas são arrumadas, iluminadas e decoradas, na maneira que você partilha a sua vida com os amigos, e curte um chocolate quente, por exemplo.
  • Por fim, os dinamarqueses são conhecidos por sua excelência de design em móveis, joias, arquitetura e moda. Ou seja, eles gostam de viver bem e sabem como desenhar os lugares onde eles vivem.

Como integrar felicidade e produtividade

A gente fica pensando em conceitos como felicidade e produtividade e as vezes estas realidades podem não estar conectadas. Parece que ser feliz e ser produtivo não tem nada uma coisa ver com a outra. Mas eu acho que tem tudo a ver uma coisa com a outra e é por isso que eu comecei falando da Dinamarca.

A evolução do escritório e a produtividade

Um pouco antes de ir, eu estava lendo sobre produtividade no ambiente de trabalho, que é um tema bem interessante. Existem milhares de técnicas, aplicativos focados no tema da produtividade pessoal e no escritório: Produtividade Ninja, Pomodoro, GTD, etc.

Mas antes de pensar na produtividade nas empresas, vamos pensar onde a gente começou a ouvir sobre produtividade. Essa conversa sobre produtividade vem do mundo das indústrias, da produção. E hoje nós vivemos num mundo de serviços, de tecnologia. E essas coisas parecem que não se encaixam bem (ou pelo menos parece esquisito tentar encaixar conceitos de produção ao conhecimento).

Vamos voltar a pensar na produtividade das empresas, pensando em uma linha de produção:

  • É um processo claro que muitas pessoas se recusam a alterar. Cada passo da produção segue um processo bem definido e claro, com um custo e tempos muito claros e também muito fáceis de serem medidos.
  • É um ambiente onde tipicamente não há mudanças. Segue-se um processo e aprimora-se o mesmo. Se olharmos os layouts das antigas linhas de produção e o layout dos escritórios de antigamente veremos que eram muito parecidos.

As pessoas pensaram que adaptando o modelo industrial aos escritórios, inclusive com a mesmo tipo de pensamento (lembram das caixas de entrada e saída?) a produtividade iria fluir. Mas não foi bem assim que as coisas aconteceram. A produtividade das pessoas dos escritórios não é como a produtividade das pessoas nas fábricas. Numa fábrica, quase ninguém tem tempo de conversar. Já nos escritórios a conversa faz parte do processo de trabalho.

E como foi que os escritórios evoluíram? Eles foram seguindo um pouco aquele padrão de fábrica, onde os chefes ficavam numa sala acompanhando a produção e a equipe em mesas. Logo depois, com a horizontalização do trabalho, as pessoas acabaram indo parar em mais salas, conforme o cargo hierárquico de cada um. E aí o trabalho fluía mais ou menos de modo melhor.

Comunicação e Concentração

Tem dois aspectos importantes das relações de trabalho entre as pessoas: elas precisam se comunicar (seja pessoalmente, por telefone, email, etc) e elas precisam se concentrar. Estes dois aspectos sempre foram chave para o sucesso da produtividade como um todo, mas nem sempre os escritórios levaram isso em conta.

Mas, como as pessoas se comunicam?

Comunicação é um processo que envolve duas partes: a emissão e a recepção. É preciso que o receptor da mensagem perceba claramente o que o emissor quer dizer. E hoje em dia isso está cada vez mais difícil.

A comunicação está mudada hoje em dia. A gente tem a nossa disposição várias ferramentas que podem melhorar ou atrapalhar muito a maneira que a gente se comunica. Nem sempre a tecnologia a disposição quer dizer que nos comunicamos melhor. Um destes exemplos são as mensagens instantâneas. Elas são muito eficazes para coisas muito curtas e rápidas. Não são ideais para conversas longas. É para aprovar coisas bem pequenas e simples.

Usar uma ferramenta de mensagem instantânea para explicar o que aconteceu e pedir uma opinião é uma forma ineficaz de fazer as coisas. Uma ligação resolve o assunto em poucos minutos. Do mesmo modo, certas vezes, uma ligação é ineficiente para comunicar com claridade tudo o que se deseja expressar. O ser humano se comunica por aquilo que ele diz e também por aquilo que ele expressa através do seu olhar, do seu corpo, do seu comportamento.

Existem assuntos que podem ser muito mais bem expressos se usarmos uma chamada de vídeo. Assim somamos quase com perfeição todos os aspectos da comunicação humana e diminuímos ainda mais a possibilidade de ser mal compreendido. Por fim, nada supera o encontro pessoal (ao vivo e a cores) das pessoas.

Como as pessoas são produtivas?

A produtividade tem a ver com concentração. Estima-se que você leva cerca de 7 minutos para se concentrar e começar a ser produtivo. O problema é que vivemos em um mundo de interrupções: São mensagens por email ou alertas de celular que chegam mudando totalmente o seu pensamento do que você estava fazendo para o do conteúdo daquela mensagem.

Em suma, quanto mais você consegue ficar em “modo produtivo” mais vai conseguir realizar as tarefas necessárias com qualidade. Ao mesmo tempo, precisa intercalar estes momentos de produtividade com os momentos de interação entre as pessoas. Em última análise, não existe uma pessoa na organização que é responsável pela produtividade de cada um na empresa. Portanto, os gestores precisam analisar como vão criar um ambiente propicio para Comunicação e Produtividade.

E como os escritórios pensaram em ambientes de integração, comunicação e concentração?

Sinceramente? Não pensaram. Hoje vemos escritórios aberto, lindos e com pessoas felizes igual aquelas propagandas antigas de margarina. E vemos a expansão dos espaços de coworking e das pessoas que trabalham em home office. Será que as pessoas conseguem ser mais produtivas nestes tipos de ambientes? Como foi que os escritórios se transformaram para chegar neste ponto?

Basicamente a transformação aconteceu de forma a atender necessidades financeiras e necessidades de espaço. Se olharmos historicamente, o metro quadrado por funcionário nas empresas está cada vez menor. E o custo dos ambientes de trabalho, cada vez maior. O custo das salas está cada vez maior nos grandes centros.

Lembro do caso de uma grande empresa de TI que tinha 1500 funcionários e espaço de trabalho para 1000. Ou seja, você não tinha local fixo de trabalho e a maioria das pessoas não aparecia no escritório. Era preciso agendar para usar uma mesa. Se todos fossem ao escritório, seria um colapso.

Toda esta transformação do ambiente não foi automática. Primeiro veio o famoso cubículo, que, ao invés oferecer salas, fornecia um espaço menor, porém de certa forma privado para que as pessoas desenvolvessem o seu trabalho.

Depois, vieram as mesas de trabalho, que eliminaram os cubículos e mais recentemente os modelos de escritórios abertos, onde todas as pessoas colaboram trabalhando em grandes mesas com uma pequena ou nenhuma divisória.

Qual o grande problema destes ambientes?

Eles não foram desenhados pensando na produtividade. Uma pesquisa recente mostra que o pior ambiente de trabalho acaba sendo justamente o espaço aberto, por que é mais difícil se concentrar. O melhor espaço parece que era mesmo o cubículo que fornecia certo grau de comunicação e de concentração em equilíbrio.

No espaço aberto existem vários desafios que precisam ser enfrentados pelos trabalhadores:

  • Tem aquela pessoa feliz que chega na segunda-feira e quer contar todo o fim de semana e todas as atividades que ela fez para cada pessoa no escritório;
  • Tem aquele outro que fala alto demais e incomoda o vizinho de trabalho do lado (e muito mais);
  • Tem sempre aquele processo de se concentrar e perder a concentração durante o dia todo.

Tudo isso pode levar ao efeito oposto e indesejado: que as pessoas trabalhem juntas num mesmo lugar, mas pouco integradas entre si. Alguém já ouviu falar que prefere trabalhar em home-office por que acaba sendo muito mais produtivo? É justamente este o problema.

Então, qual a abordagem que os escritórios deveriam ter para melhorar a produtividade e a comunicação?

Primeiro, um processo de educação das equipes sobre as melhores ferramentas e formas de comunicação: ou seja, para cada necessidade de comunicação, uma forma correta de se comunicar;

  • Nos ambientes de trabalho, ferramentas de comunicação que permitam facilmente a integração por texto, voz e vídeo, numa mesma ferramenta e em vários dispositivos. Esta é a tendências das ferramentas de workspace atuais como o Teams da Microsoft e o Webex Teams da Cisco, por exemplo. Fornecerem múltiplas maneiras de comunicação, para múltiplos dispositivos permanentemente conectados
  • Para esses ambientes e ferramentas de comunicação é fundamental o uso de dispositivos de comunicação que possam transmitir claramente o que se está querendo. Equipamentos de voz e vídeo são fundamentais para que a sua mensagem chegue ao outro lado de forma clara.
  • Informar para as pessoas quando elas estão ocupadas em uma conversa ou ainda em modo de concentração para que elas não sejam interrompidas naquele momento.
  • Criação de espaços de concentração para que as pessoas possam se concentrar em uma chamada ou em uma conferência, sem atrapalhar e ser atrapalhado. Alguns escritórios também ainda criaram espaços de integração visando que as pessoas não se isolem tanto. São espaços para conversar e se integrar mesmo.

Concluindo, então…

A maior reflexão que deve partir das empresas vem da nossa capacidade de entender estes processos de comunicação e concentração de modo que eles sejam cada vez mais adaptados à realidade de cada um de nossos negócios.

Profissionais de recursos humanos e de TI precisam estar envolvidos desde o início do planejamento do ambiente de trabalho. Eles precisam ter em mente quais ferramentas estão à disposição do time e como o time está fazendo uso dela.

Voltando ao tema da Dinamarca: pessoas felizes procuram e desenvolvem ambientes de morada e de trabalho agradáveis para realizarem seus objetivos.

Não existe uma receita mágica e universal para garantia de sucesso e de produtividade nos ambientes de trabalho, mas é preciso usar ferramentas que habilitem a equipe poder dar o máximo de seu potencial em qualquer ambiente que elas estejam.

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Silvio Eberardo · 2019 © Todos os direitos reservados